Comparar y verificar
La verificación de transacciones es un proceso que consiste en comparar y luego verificar todas las transacciones dentro de un tipo de producto, grupo o región específicos durante un período de tiempo específico.
Se notificará la verificación de la transacción a los organismos de certificación cuando sea necesaria. Los titulares de certificados también serán informados y cooperarán con su organismo de certificación para proporcionar los datos requeridos. La norma estipula lo siguiente:
1.7: La organización debe respaldar la verificación de las transacciones realizadas por su organismo de certificación y Accreditation Services International (ASI), proporcionando muestras de datos transaccionales FSC a solicitud del organismo de certificación.
La intención de esta clausula es garantizar que FSC investigue sistemáticamente los tipos de productos, las especies y las regiones de alto riesgo; y limite la cantidad de transacciones inexactas. Todos los titulares de certificados de cadena de custodia FSC están sujetos a verificación de transacciones. Solo se recopilarán los datos relevantes tomados de las facturas y no se requerirá información financiera.
Proceso de verifiación
Los pasos del 8 al 10 pueden repetirse varias veces para las cadenas de suministro consideradas de alto riesgo.
Identificación del riesgo potencial
Rumores persistentes o indicios de alto riesgo en la cadena de suministro.
Verificación de riesgo
Investigación realizada por ASI para verificar el nivel de riesgo. La verificación incluye auditorías de campo.
Informe de evaluación de riesgos enviado a FSC
ASI envía su evaluación del nivel de riesgo al FSC con recoendació de acciones adicionales.
Expertos en integridad de la cadena de suministro realizan recomendaciones al comité directivo de integridad de la cadena de suministro del FSC
El Equipo de Integridad de la Cadena de Suministro de FSC recomienda acciones adicionales al Comité Directivo sobre la base de la investigación de ASI.
Decisión de implementar la verificación de transacciones
El Comité Directivo de Integridad de la Cadena de Suministro del FSC decide sobre la implementación de la verificación de transacciones en la cadena de suministro.
Notificación a todos los organismos de certificación
Todos los organismos de certificación son notificados por ASI sobre la próxima solicitud de verificación de transacciones, incluido el cronograma y los certificados afectados.
Información a los titulares de certificados afectados
Los titulares de certificados afectados son notificados por su organismo de certificación.
Solicitud de datos para verificación de transacciones
Se solicita a los titulares de certificados afectados que proporcionen datos de verificación de transacciones durante un período de tiempo específico.
Análisis de datos de transacciones
Los datos de las transacciones son transmitidos a ASI por el organismo de certificación para su análisis y verificación. Las declaraciones contradictorias son objeto de una investigación más a fondo de las pruebas.
Medidas tomadas por declaraciones inexactas
En caso de evidencia de acciones fraudulentas por parte de los titulares de certificados, el Departamento Legal del FSC, la Unidad de Integridad de la Cadena de Suministro y ASI toman las medidas necesarias.
Preguntas más frecuentes
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¿Cómo envían los titulares de certificados los datos de las transacciones?
Los titulares de certificados pueden enviar sus datos utilizando formatos predefinidos proporcionados por FSC. El formato requiere información sobre los volúmenes comprados y vendidos, así como identificadores únicos como números de factura.
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¿Cómo saben los titulares de certificados si están sujetos a verificación de transacciones?
Los organismos de certificación informarán a los titulares de certificados pertinentes, brindándoles instrucciones claras, indicando el cronograma y los requisitos para el proceso de verificación correspondiente.
Para obtener más información sobre el tema: La Junta Directiva del FSC aprueba un plan para combatir las afirmaciones falsas en el sistema FSC .
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¿Quién procesará los datos transmitidos con el fin de verificar las transacciones? ¿El proceso incluye la firma de un acuerdo de confidencialidad?
La verificación de transacciones forma parte de las actividades de certificación que realizan los organismos de certificación con sus clientes. Los organismos de certificación recopilan datos de transacciones de sus clientes que poseen certificados.
Como es el caso de todas las actividades de certificación, y de acuerdo con la cláusula 1.8 de FSC-STD-20-001, el organismo de certificación “es responsable, mediante compromisos legalmente vinculantes, de la gestión de toda la información obtenida o generada durante las actividades de certificación”. De acuerdo con la cláusula 2.4.2 de FSC-STD-20-001, el organismo de certificación debe tener procedimientos establecidos para "definir los controles necesarios para la identificación, transporte, transmisión, almacenamiento, protección, recuperación y uso de sus registros relacionados con la implementación de los requisitos FSC, incluidos los controles necesarios para mantener la confidencialidad ”. Por lo tanto, si el titular del certificado tiene inquietudes sobre asuntos relacionados con las actividades de certificación, incluida la Verificación de transacciones, el titular del certificado debe plantear estas inquietudes a su Organismo de Certificación.
Los Organismos de Certificación deben tener los acuerdos necesarios con sus clientes para cumplir con los requisitos de FSC-STD-20-001.
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¿Quién procesará los datos?
Los Organismos de Certificación proporcionan los datos de la transacción a ASI para que los investigue a través de la verificación de que las declaraciones de salida FSC hechas por los titulares de certificados son precisas y coinciden con las declaraciones de entrada FSC. Este sistema de control y equilibrio es esencial para un sistema de certificación realizado por terceros como es FSC, del que no se puede renunciar.
Nota: El procesamiento de datos comerciales sensibles y confidenciales es legal, ya que el procesamiento es necesario para garantizar el cumplimiento del esquema de Certificación FSC del cual el interesado es parte.
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¿Qué sucede si los datos de dos partes comerciales no coinciden?
Cuando ASI verifica que las transacciones no coinciden entre socios comerciales, ASI informa a los organismos de certificación de los titulares de certificados correspondientes que soliciten información adicional para una investigación más a fondo.
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¿ FSC podrá acceder y almacenar los datos proporcionados?
Al llevar a cabo la verificación de transacciones, el FSC no recibe, accede o procesa datos de Verificación de transacciones. Sin embargo, FSC recibe toda la información y los datos relevantes con respecto a las no conformidades identificadas a través de las investigaciones de ASI, de modo que FSC pueda tomar las medidas adecuadas para proteger el esquema y reputación de FSC.
FSC tiene los acuerdos legales apropiados con ASI y Organismos de Certificación para gestionar dichos datos e información.
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¿Los requisitos de verificación de transacciones son los mismos en todo el mundo?
Sí, son iguales en todas partes del mundo. Sin embargo, en base a un análisis de riesgo y evidencia de declaraciones falsas, el FSC y ASI enfocarán principalmente los ciclos de verificación de transacciones en ciertas regiones y cadenas de suministro, donde la probabilidad de declaraciones falsas es alta.
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¿Qué sucede si el titular de un certificado se niega a proporcionar datos de transacciones a su organismo de certificación?
La negativa a proporcionar datos de transacciones representa un incumplimiento del acuerdo contractual entre la organización y el organismo de certificación. Si la información no se proporciona dentro del plazo solicitado por el organismo de certificación, se emitirá un CAR al titular del certificado o se le suspenderá y / o cancelará su certificado.
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¿Cuáles son las consecuencias para las empresas no certificadas que realizan afirmaciones falsas o inexactas?
El fraude y el uso indebido de la etiqueta FSC por parte de no titulares de certificados se tratan a través de la oficina legal del FSC y el equipo de aplicación de marcas registradas, que investigan el uso falso de las marcas registradas FSC para productos no certificados y emprenden acciones legales cuando sea necesario.
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¿Cuál es la diferencia entre declaraciones falsas, declaraciones inexactos y fraude?
'Fraude' es el término que se utiliza para las declaraciones falsas intencionadas dentro del sistema FSC. Las 'declaraciones falsas' ocurren cuando un producto que no es elegible para venderse como certificado FSC se vende con declaraciones FSC en sus documentos de venta. Las afirmaciones falsas pueden ser intencionadas o no. Solo se consideran fraude cuando se puede demostrar sin lugar a dudas que la declaración falsa se realizó de forma intencionada. Las 'declaraciones inexactas' son cuando un producto que es elegible para venderse como certificado FSC se vende con una declaración incorrecta (por ejemplo, un producto que debería venderse como FSC Mix se vende como FSC 100%).
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¿Qué información se debe proporcionar para cumplir con el requisito de verificación de la transacción?
Los datos requeridos para cada circuito de TV pueden variar, pero generalmente incluirán información sobre el socio comercial (por ejemplo, nombre, código FSC CoC), cantidad, unidades, tipo de declaración FSC y especie. Se pueden solicitar otros datos como el identificador de la transacción (por ejemplo, el número de factura), la fecha de la transacción, la descripción de los productos, el país de origen, etc. No se requerirá información financiera. Los datos se recopilarán por muestreo, generalmente relacionados con una especie, tipo de producto o período de tiempo específicos en un formato específico. El FSC y la ASI determinarán el tamaño de la muestra solicitada en función del riesgo. Los auditores también pueden solicitar acceso a documentos de envío, facturas o similares para su confirmación.
Cadenas de suministro afectadas
Bambú:
FSC bloquea organizaciones con declaraciones falsas en la cadena de suministro de bambú - 19 de enero de 2021
FSC suspende a dos titulares de certificados luego de una investigación - 18 de junio de 2018
La verificación de transacciones se introducirá en las cadenas de suministro de bambú - 20 de junio de 2017
Carbón:
FSC presenta nueva verificación de transacciones de carbón vegetal - 28 de julio de 2020
Informe sobre el efecto de la integridad de la cadena de suministro en las cadenas de suministro de carbón vegetal - 4 de diciembre de 2019
FSC realiza investigaciones sobre productores de carbón vegetal - 2 de julio de 2018
Aviso importante: fecha de vencimiento para los detalles de verificación de la transacción de la cadena de suministro de carbón vegetal - 10 de abril de 2018
Implementación de verificación de transacciones y pruebas de fibra en la cadena de suministro de carbón vegetal - 7 de noviembre de 2017
El informe muestra el efecto de la verificación de transacciones y las pruebas de identificación de madera en las cadenas de suministro de carbón vegetal de 2017 a 2019. También proporciona información sobre cómo los esfuerzos para eliminar las declaraciones falsas de las cadenas de suministro FSC han llevado a un aumento de áreas de bosques certificados FSC en Namibia.
Paulownia:
Verificación de transacciones en cadenas de suministro de paulownia - 19 de febrero de 2019
Recordatorio: los detalles de verificación de la transacción deben enviarse antes del 28 de febrero para la cadena de suministro de carbón vegetal - 8 de enero de 2019
Otros:
Resultados preliminares de la verificación de transacciones en la cadena de suministro de pellets de madera de Asia - 8 de diciembre de 2021
Resultados preliminares de la verificación de transacciones en la cadena de suministro de Mangifera y Dalbergia - 7 de abril de 2021
Verificación de transacciones en la cadena de suministro de pellets de madera de Asia - 23 de marzo de 2021
FSC presenta la nueva verificación de transacciones de Okoume - 28 de julio de 2020
Verificación de transacciones en las cadenas de suministro de Mangifera y Dalbergia - 30 de junio de 2020
FSC presenta la verificación de transacciones para todos los bosques en China - 14 de abril de 2020
Verificación de transacciones en cadenas de suministro de chapa y contrachapado de Calophyllum - 2 de julio de 2019
Verificación de transacciones para Amazon Timbers en Perú y Brasil - 28 de junio de 2019
Verificación de transacciones de eucalipto en España y Portugal - 10 de mayo de 2019
Verificación de transacciones en cadenas de suministro de suelos de roble - 9 de abril de 2019